Pengurusan Surat Masuk dan Keluar Pemerintah Desa/Kelurahan

PENGURUSAN SURAT MASUK DAN KELUAR 
PEMERINTAH DESA

A.    Pengertian Teknis

1.    Pengurusan surat adalah kegiatan penangan surat masuk dan surat keluar yang  meliputi penerimaan, pencatatan, pengarahan, pengendalian dan pengiriman surat di lingkungan Pemerintah Desa.

2.    Surat adalah pernyataan secara tertulis dalam segela bentuk dan corak yang dipergunakan sebagai sarana komunikasi untuk penyampaian informasi kepada pihak lain.

3.    Surat dinas adalah alat komunikasi kedinasan dalam bentuk tertulis.

4.    Buku kendali adalah buku isian yang dipergunakan sebagai alat pengendalian surat dinas.

5.    Buku Kendali Surat Masuk/Buku KSM adalah buku isian yang dipergunakan sebagai alat pengendalian surat dinas masuk.

6.    Buku Kendali Surat Keluar/Buku KSK adalah buku isian yang dipergunakan sebagai alat pengendalian surat dinas keluar.

7.    Lembar Disposisi/LD adalah lembar isian untuk menuliskan instruksi sebagai tindak lanjut mengenai isi surat dinas.

8.    Buku Ekspedisi adalah buku isian yang dipergunakan sebagai bukti bahwa surat dinas keluar sudah diterima ke alamat yang dituju.

9.    Unit Kearsipan adalah satuan kerja yang tugas pokoknya bertanggung jawab menerima, mencatat, mengendalikan dan mengarahkan serta mengirimkan surat dinas, dalam hal ini adalah Sekretariat Desa.

10. Unit Pengolah adalah satuan kerja yang melaksanakan tindak lanjut isi disposisi Kepala Desa sesuai dengan tugas pokok da fungsi di lingkungan Pemerintah Desa, dalam hal ini dilaksanakan oleh Urusan Umum, Urusan Pemerintahan, Urusan Ekonomi dan Pembangunan, Urusan Keuangan, Urusan Kesra dan Dusun.

B.   Asas dan Tanggung Jawab

1.    Asas Pengurusan Surat

Asas pengurusan surat pada Pemerintah Desa adalah asas sentralisasi, yakni pengelolaan surat masuk dan surat keluar dilaksanakan secara terpusat pada Sekretariat Desa sebagai Unit Kearsipan.

2.    Tanggung Jawab Pengurusan Surat

a.    Unir Kearsipan

Unit Kearsipan di lingkungan Pemerintah Desa adalah Sekretariat Desa yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan dan pembinaan surat masuk dan surat keluar.

b.    Unit Pengolah

Unit Pengolah di lingkungan Pemerintah Desa terdiri atas Kepala Desa, para kepala urusan, seperti kepala urusan umum, kepala urusan pemerintahan, kepala urusan ekonomi dan pembangunan, kepala urusan keuangan, kepala urusan kesra dan kepala dusun yang bertanggung jawab mengolah surat.

C.   Prosedur Pengurusan Surat

1.    Pengurusan Surat Masuk

a.    Di Unit Kearsipan

Prosedur surat masuk dilaksanakan oleh Sekretariat Desa sebagai Unit Kearsipan dengan tahapan sebagai berikut :

1.1.        Penerimaan

·         Meneliti kebenaran alamat surat masuk dan kelengkapan surat.

·         Membubuhkan paraf, nama dan tanggal sebagai bukti surat telah diterima

·         Mensortir surat masuk berdasarkan katagori surat dinas dan non dinas

·         Membuka sampul/amplop surat masuk dan mengelompkkan surat dinas berdasarkan bobot informasi surat.

1.2.        Pencatatan

Mencatat informasi surat pada Buku Agenda Surat Masuk dan melampirkan Lembar Disposisi (LD) untuk disampaikan kepada Kepala Desa.

1.3.        Pengendalian

·         Menyerahkan surat dan lembar disposisi kepada Kepala Desa.

·         Mencatat informasi sesuai perintah Lembar Disposisi pada Buku Agenda Surat Masuk.

1.4.        Pendistribusian

Menyampaikan surat dan lembar disposisi kepada Kepala Urusan / Kepala Dusun sesuai isi disposisi dan meminta paraf pada Buku Agenda Surat Masuk sebagai bukti telah diterima.

b.    Di Unit Pengolah

Tindak lanjut surat masuk dilaksanakan oleh Kepala Urusan/Kepala Dusun sebagai Unit Pengolah dengan tahapan sebagai berikut :

v  Menerima surat dan lembar disposisi serta membubuhkan paraf sebagai tanda terima pada Buku Agenda Surat Masuk.

v  Membaca dan meneliti isi surat dinas beserta Lembar Disposisi.

v  Menindaklanjuti isi surat sesuai dengan disposisi.

v  Setelah surat selesai diproses, surat diserahkan kepada Sekretaris Desa untuk disimpan di Sekretariat Desa (Unit Kearsipan).

2.    Pengurusan Surat Keluar

a.    Di Unit Pengolah

1.1.        Penyusunan

Mempersiapkan pembuatan surat keluar dari mulai konsep hingga net surat keluar.

1.2.        Penyampaian

v  Menyampaikan surat kepada Kepala Desa untuk diperiksa dan disahkan (ditandatangani)

v  Meminta nomor surat keluar dan stempel dinas kepada Sekretariat Desa dan menyerahkan surat keluar beserta pertinggal surat kepada Unit Kearsipan.

b.    Di Unit Kearsipan

Kegiatan di Unit Kearsipan dilakukan setelah surat keluar diberi nomor surat keluar dan stempel dinas, meliputi pengendalian dan pengiriman.

1.1.        Pengendalian

·         Menerima surat keluar yang sudah lengkap berikut lampiran dan telah ditandatangani oleh Kepala Desa

·         Memberi nomor surat dan stempel dinas pada surat

·         Mencatat dan mengendalikan surat keluar pada Buku Agenda Surat Keluar

·         Menerima dan menyimpan pertinggal surat.

1.2.        Pengiriman

·         Memberi sampul pada surat dan melengkapi identitas alamat surat

·         Mengirim surat keluar melalui pos atau kurir

D.   Penomoran Surat

Penormoran Surat Dinas Pemerintah Desa mengikuti unsur-unsur sebagai berikut :

Klasifikasi/Nomor Urut/Bulan/Tahun

Contoh : 005/015/V/2009

Keterangan :

005     : Kode klasifikasi umum, undangan

015     : Nomor urut surat keluar

V         : Bulan ke 5

2009   : Tahun

1.    Contoh Buku Agenda Surat Masuk :

No	Kode Klasifikasi	Isi Ringkas	Dari	Nomor Surat	Tanggal Surat	Unit Pengolah		Ket
						Nama	Paraf
1	620	Penyuluhan Pelaksanaan Pembangunan Jalan Tol	Dinas PU Kab….	620/25/VI/2008	15 Juni 2008

2.     Contoh Buku Agenda Surat Keluar

No	Kode Klasifikasi	Isi Ringkas	Pengolah	Tanggal Surat	Kepada	Keterangan
1	440	Penyuluhan Penyakit Menular	Kaur Kesra	20 Juni 2008	Pengurus TP.PKK

3.    Contoh Lembar Disposisi

PEMERINTAH KABUPATEN KECAMATAN ………….. DESA …………..
Lembar Disposisi
Nomor  Urut	:	1
Nomor dan Tgl.Surat	:	620/25/VI/2008 // 15 Juni 20018
Dari	:	Dinas PU Kab……….
Perihal	:	Penyuluhan pelaksanaan pembangunan jalan tol
Disposisi Kepada
Sekretaris Desa             Kaur Pemerintahan      Kaur Perekonomian   Kaur  Pembangunan			Kaur Umum Kaur Keuangan Kaur Kesra   Kepala Dusun
Isi Disposisi : Harap dihadiri oleh Ketua RT/RW

Share this post